1. 文件證明：指文書驗證及出具證明。
2. 文書驗證：指主管機關或駐外館處依有關文書之當事人或其他關係人之申請，以比對簽章式樣或其他適當方法查驗後，證明文書製作人、有權簽字人或公證人之簽章為真正，或文書形式上存在之程序。
3. 出具證明：指主管機關或駐外館處依有關文書之當事人或其他關係人之申請，比對文書影本與原本或正本相符，或就中華民國(以下簡稱我國)法律所定或外國機關要求事項，於審查佐證文件所載內容與申請事項相符後，出具相關事項證明之程序。
4. 領務人員：指具備外交領事人員資格或經主管機關指定辦理領事事務之人員。

1. 申請人之姓名、性別、出生年月日、身分證明文件號碼及住、居所；申請人為法人、機關或其他團體者，其名稱及公務所、事務所或營業所，及有關證照之字號。
2. 有法定代理人或委任代理人者，其姓名、性別、出生年月日、身分證明文件號碼、住、居所。
3. 申請之意旨及用途。
4. 有關文書名稱、件數及其佐證文件。
5. 申請日期。

申請人或其代理人，應於申請書內簽名或蓋章；其以指印代簽名者，應由他人代書姓名，記明其事由並簽名。
申請由委任代理人為之者，應提出委任書。

1. 經我國公證人公證或認證之文書。
2. 由駐外館處出具之證明或經其公證或驗證之文書。
3. 由外國駐我國使領館或由外國政府授權之代表機構出具之證明或經其公證、認證或驗證之文書。

主管機關得對下列文書之影本為驗證：

1. 經依本條例驗證之文書。
2. 經駐外館處出具之證明。

1. 經主管機關驗證之文書。
2. 經行政院設立或指定之機構或委託之民間團體查證或驗證完成之大陸地區公證書。
3. 經領務轄區內公證人公證或認證之文書。
4. 領務轄區內當地政府機關製作或驗證之文書。
5. 領務轄區內兼轄國派在駐在地使領館或代表機構製作或驗證之文書。
6. 領務轄區內有關當事人製作之私文書。

前項文書之影本，經原核發機關或其上級機關證明其與原本或正本相符者，駐外館處亦得為驗證。
駐外館處得對下列文書之影本為驗證：

1. 經依本條例驗證之文書。
2. 經主管機關依第十六條第二款規定出具證明之文書。

1. 申請事項不屬本條例所定文書驗證之範圍。
2. 違反前條規定，向無管轄權之駐外館處申請。
3. 申請目的或文書內容明顯違反我國法令、國家利益，或有背於公共秩序、善良風俗或有其他不當情形。
4. 申請目的或文書內容明顯違反國際條約、慣例或領務轄區當地之法令。
5. 提出之文書明顯為偽造或變造。
6. 提出之文書因有關國家或地區拒絕協助，或因其他原因無從查證。
7. 依第九條第二項提出之文書影本，未經原核發機關或其上級機關證明。
8. 未依第十二條第二項、第三項第二款、第四項之駐外館處要求，將文書送請有關機關或公證人驗證、公證或認證。
9. 未依第十三條第一項規定，提出文書之原本或正本。
10. 申請不合法定程式或不備其他要件。

文書驗證之申請，其文書作成地所屬國家或地區，對於我國文書驗證之效力不予承認者，得不予受理其申請。

1. 驗證申請人本人簽章屬實之私文書，應請申請人親自於領務人員或駐外館處館長指定之人員面前，於文書上簽章或承認為其簽章。
2. 驗證其他私文書，得要求申請人將該文書先送請有簽章式樣可供比對之領務轄區當地公證人或主管機關公證、認證或驗證；或以其他適當方法查證後，核驗該文書形式上是否存在。

駐外館處辦理第九條第二項之文書影本驗證，應比對證明該影本與其原本或正本相符之原核發機關或其上級機關有權簽字人之簽章是否與經保存之該等人員簽章式樣相符。其簽章無簽章式樣可供比對者，得要求申請人將該文書先送請有簽章式樣可供比對之上級或主管機關驗證，或以其他適當方法查證後，核驗該文書形式上是否存在。

1. 我國護照影本與正本相符。
2. 外國文書影本與其未經駐外館處驗證之原本或正本相符。但以該文書影本係為送往駐外館處驗證，並經主管機關公告受理者為限。

1. ​我國護照影本與正本相符。
2. 依我國法律應由駐外館處出具者。
3. 領務轄區內有關外國機關要求申請人提出駐外館處出具且未違反我國法令規定者。

1. 申請事項不屬本條例所定出具證明之範圍。
2. 有第十一條第一項第三款至第六款及第十款所定情形。
3. 未依前條規定提出有關文書或文件。
4. 提出在我國境內作成之佐證文件，未經主管機關依第八條規定驗證。
5. 提出在我國境外作成之佐證文件，未經適當之驗證。

前項第四款之佐證文件，駐外館處查證無困難，且申請人願自行負擔有關查證費用者，仍得受理之。