外交部領事事務局處理人民陳情案件注意事項

發布日期:106-08-09發布單位:外交部領事事務局資料點閱次數:2862

      外交部領事事務局處理人民陳情案件注意事項

     
一、   外交部領事事務局處理人民陳情案件,除應依行政院函頒「行政機關處理人民陳情案件要點」及有關法令辦理外,悉依本注意事項規定辦理。
     
二、   陳情案件除人民為其自身權益請求救濟之陳情外,凡人民提出與本局業務有關之行政革新、制度改善及其他有利本局業務推動之積極性建議;對本局有關法規或措施有欠明瞭而請求闡釋;為自身權益請求制定、訂定、修正或廢止領務法規等之陳情,均應視同陳情案件處理之。
     
三、   對於非向本局陳情之副本陳情案件,倘依其性質應由本局主動處理者,應視同陳情案件予以處理。
     
四、   對於以報刊啟事方式提出有關領務之陳情案件,仍應本於職權自動予以處理。
     
五、   遇人民因故無法以書面提出陳情,而改以言辭提出者,承辦人員應作成紀錄或電話紀錄,作為處理之依據。
     
六、   人民陳情案件收到後應由各組室主管加蓋「陳情案件」戳記,收文同仁於登記時應另加註記並輸入電腦列管,且應每週定期列印送交各組室主管查核,俾利追蹤管制。
     
七、   各組室承辦人對於人民陳情案應於收到案件三天內處理並應於所辦文稿右上方加蓋「陳情案件」戳記,發文同仁於登記時應另加註記。陳情案件倘短期內未能結案者,應先以電話或信函將案件處理情形告知陳情人。
八、   人民陳情之事項倘非屬本局業務職掌,應將案件逕移主管機關並副知陳情人。
     
九、   對內容涉及數機關之人民陳情案,應協調有關機關處理。
     
十、   人民陳情案有保密之必要者,應予代訂機密等級並依公文保密之有關規定處理。
     
十一、   人民陳情案件結案後應專案歸檔;收發文同仁應於每月終了時對當月份之陳情案件按組、室別加以統計;另每年年終各組、室應指定專人對人民陳情案件加以整理、分類、統計、分析並提出改進意見呈核。
     
十二、   本局各辦事處處理人民陳情案件比照本注意事項辦理。
     
十三、   本注意事項如有未盡事宜得隨時修正之。
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